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Saber delegar

jueves, 10 diciembre, 2009

Si preguntásemos a todos y cada uno de los empleados de una empresa ¿qué porcentaje de tu tiempo en el trabajo empleas en tareas que podrían ser realizadas por una persona con menos experiencia, sabiendo que se le ha formado para encargarse de ello con calidad? Nos sorprendería encontrar que el resultado medio es frecuentemente tan alto como el 40-50%.

Este mal hábito reduce los beneficios, afecta negativamente a la motivación y la moral de los empleados, reduce las capacidades competitivas de la organización y, adicionalmente, evita que los profesionales con más experiencia puedan emplear más tiempo con los clientes, invirtiendo así en el futuro de la empresa.

Ante la pregunta ¿por qué no delegas más en tus subordinados? es habitual escuchar respuestas como: prefiero hacerlo yo mismo o, tengo más confianza en que se haga bien si lo hago yo. ¿A qué miedo se enfrentan estas personas? ¿Qué las impide delegar?

En ocasiones es el propio sistema el que impide que los profesionales deleguen más en sus subordinados a través de los propios sistemas de medición y recompensa. Una de estas medidas de presión es la cargabilidad o utilización de los recursos humanos, por la que una persona tiene que facturar un mínimo de horas al cliente durante el mes para no ser echado a la calle, en especial en estos tiempos de crisis económica.

Otra de las razones que obliga a desarrollar esta tendencia para no delegar es la desgana a invertir tiempo en el entrenamiento y supervisión de una persona para conseguir una buena delegación. Aquí oiremos razonamientos del tipo: a una persona con menos experiencia le llevará hacerlo mas tiempo de lo que me llevará a mi, y además tendré que gastar tiempo en su supervisión.

Por último está el miedo a lo desconocido, lo que tendrá que hacer este profesional si entrega el trabajo a sus subordinados: prestar atención a las cuestiones de marketing, servicio al cliente, trabajar en tareas propias de su nivel. Si existe una buena delegación será necesario encontrar actividades sustitutivas que realmente cuadren con las habilidades y el nivel de experiencia profesional de la persona en cuestión.

Todas estas razones pueden estar muy bien de cara a uno mismo y los compañeros, sin embargo, no son un argumento válido para mantener personal ineficiente en la empresa. La buena noticia es que las empresas descubrirán que tienen grandes oportunidades en este área y que el dolor de cambiar los hábitos de sus empleados puede ser recompensado por los beneficios futuros y mitigado en parte con la ayuda de un proceso de coaching ejecutivo.

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Gestión del tiempo

viernes, 12 septiembre, 2008

El trabajo, el gimnasio, los niños, la casa…  hoy en día son tantas las actividades que realizamos a lo largo del día que no es raro escuchar a la gente decir «es que no tengo tiempo«.  Algunas empresas de productos lácteos han visto este nuevo patrón de conducta y ya anuncian por televisión productos para mejorar las defensas de nuestro organismo, ya que según dicen, esta hiperactividad reduce nuestras defensas durante cualquier época del año.

Por su parte, Mertxe Pasamontes comentaba hace unos días en su blog que hay que «hacer las cosas, pero sin darles urgencia, dedicando el tiempo necesario«.  Este comentario me evoca la forma de vida de los caribeños, quienes parecen no estresarse por nada y quienes se toman su tiempo para cada cosa que hacen.

Pero sin querer llegar a ninguno de estos extremos ¿cómo aprendo a gestionar mi tiempo para tener una vida equilibrada?  Tal vez la primera respuesta que se nos ocurre a la mayoría es «¡Aprende a delegar!«.  Hay personas que necesitan tener el control absoluto de todo lo que sucede a su alrededor,  incluso de aquellas cosas que no son importantes.

Otra respuesta suele ser «¡Elimina cosas!«.  Hay personas que tienen que ir a todos los eventos, a todas las reuniones, estar en todas partes, lo cual sólo incrementa su nivel de estrés y ansiedad.

Otra respuesta suele ser «¡Planifica tu agenda!«.  Hay gente que hace las cosas según le llegan.  Ahora esto, ahora lo otro.  Nunca parecen acabar nada y siempre tienen la mesa llena de papeles.  Al final esto supone un nivel de ansiedad alto, porque nunca terminan nada de lo que tienen entre manos, porque siempre tienen algo nuevo que hacer.

¿Cómo podemos comenzar a equilibrar nuestras vidas?  Tal vez sería interesante comenzar por saber el significado de los términos «importante» y «urgente«.

La RAE define el término urgente como «que urge«.  Por tanto, algo urgente es algo que se exige con apremio.  Algo que puedes incluso ser obligado a hacer con mandamiento de autoridad. Mientras que define el término importante como la «cualidad de lo importante, de lo que es muy conveniente o interesante, o de mucha entidad o consecuencia«.

Por tanto, teniendo esto en cuenta, la regla a seguir sería:

¿Qué te impide empezar hoy a mejorar tu calidad de vida utilizando estas simples reglas?

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